PRIVATE CLUB · ADMIN HANDBOOK

プライベートクラブ管理サイト 運用マニュアル

— 新人スタッフ向けクイックスタート

対象: はじめて管理サイトを操作するすべての方　|　最終更新: 2026-05-02

01はじめに

このマニュアルは、はじめてプライベートクラブ管理サイトを触る方が、自信を持って日々の業務をこなせるようにするための手引きです。

このマニュアルを読み終わったら、できるようになること

  • 管理サイトに ログインして各画面を見られる ようになります
  • お客様の情報を 追加・編集・削除 できるようになります
  • お客様にログイン情報メールを 送信 できるようになります
  • お客様への お知らせ や VIPイベント を作成・公開できるようになります
  • お客様からの問い合わせに 自分で判断 / 上席にエスカレーション できるようになります

読み進め方

  • 最初は「2.大事な3つのお約束」と「3.ログインの仕方」から順番に読むことを強くおすすめします
  • 操作に困ったら「5.画面の見方と操作方法」の該当画面を参照
  • お客様から質問が来たら「6.よくある問い合わせ」を参照
  • 言葉が分からないときは「8.用語集」を参照
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困ったら一人で悩まない。判断に迷ったら、お客様に答える前に必ず先輩・責任者に相談してください。

02大事な3つのお約束（必ず最初に読んでください）

このサイトでは、お客様の 個人情報（氏名・メールアドレスなど） を扱います。次の3つは絶対に守ってください。

お約束 1：個人情報は外部に持ち出さない

  • 画面の スクリーンショットを社外の人に送らない
  • メモアプリ、SNS、家族や友人との会話で お客様の名前・メアドを話題にしない
  • やむを得ず誰かに見せる必要があるときは、先輩か責任者に相談

お約束 2：知らないボタンは押さない

  • 「これは何だろう？」と思ったら、まず先輩に聞いてから操作
  • 特に 赤いボタン（削除など） は要注意。1回押すと取り消しできない場合があります
  • このマニュアルに載っている操作だけでも、最初の数週間は十分です

お約束 3：ミスは隠さず、すぐ報告

  • 操作を間違えた、お客様に違う内容を送った、削除しちゃった... 何かあったら すぐに先輩に報告
  • ミスは 早く伝えるほど被害が小さく済みます
  • 隠すより、報告するほうが評価されます

03ログインの仕方

URL とアカウント

  • 管理サイトのURL: sac-admin-chi.vercel.app
  • アカウント（メールアドレス・パスワード）は 運営から個別に発行されます
  • 他人のアカウントは絶対に使わないでください

手順

  1. ブラウザで上のURLを開く

  2. メールアドレスとパスワードを入力

  3. 「ログイン」ボタンをクリック

    うまくいくと、左側にメニューがあるダッシュボード画面が表示されます。

ログイン画面
ログイン画面 — メールアドレスとパスワードを入れて「ログイン」を押すだけです。
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ログインできないときは？ パスワードのコピペで余計な空白が入っていないか確認。それでもダメなら先輩か管理者に「ログインできません」と相談してください。

041日の流れ — 朝・夕のチェックリスト

毎日同じ流れでチェックすると、お客様への対応漏れを防げます。慣れるまでは紙にこのリストを印刷して、ペンでチェックしながら進めるのがおすすめです。

☀️ 朝のチェック（出勤直後）

#項目チェック方法
1管理サイトにログインできるログインページを開いてログイン
2ダッシュボードを開いて全体像を確認左メニュー「統計ダッシュボード」をクリック
3新しく登録されたお客様（＝ログイン情報未送付のお客様）がいないか左メニュー「顧客一覧」→ ステータスが 保留 のお客様、または「ログイン情報: 未送付」フィルタで絞り込み
4未送付のお客様にログイン情報を送信紙ヒコーキボタンで送信。送信後はステータスが自動的に アクティブ に変わります
5直近のVIPイベント参加状況を確認「VIPイベント管理」→ 直近のイベントをクリック
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覚えておくと便利な対応関係: ステータスとログイン情報の状態は連動しています。
  • 保留 ＝ ログイン情報 未送付（CRMから取り込まれたばかりで、まだお客様に案内メールを送っていない状態）
  • アクティブ ＝ ログイン情報 送付済（案内メール送信済み、または既にお客様自身でログイン経験がある状態）
つまり朝に 保留 のお客様 ＝ 未送付 のお客様 ＝ 新しく追加されたお客様 という意味になります。
※「承認」のような手続きは現在の運用にはありません（CRM側でPC会員ティアになった時点で、即この管理サイトに表示されます）。

🌙 夕方のチェック（退勤前）

#項目チェック方法
1当日中に対応すべき問い合わせが残っていないかチャット・メール・LINE をひと通り確認
2お知らせを公開した場合、PCポータルに反映されているかお知らせ一覧で「公開」表示になっているか
3翌日のVIPイベント開催準備が整っているかイベント詳細を開いて、参加者の最終人数を確認
4自分の対応した内容を引き継ぎノートに記録共有ノート（Slack/Notion等）に記入
5ログアウトして退勤左下「ログアウト」をクリック
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このリストは「最低限」です。慣れてきたら、自分なりの順序やポイントを書き加えてください。

05画面の見方と操作方法

5-1. ダッシュボード

ログイン後の最初の画面です。プライベートクラブ全体の状況がひと目で確認できます。

ダッシュボード
ダッシュボード — 左にメニュー、上部に主要数字のカード、下に開催予定イベントが並びます。

画面の構成

  • 上部の3つのカード
    • PC会員数：現在のプライベートクラブ会員のお客様の総数
    • 承認待ち（全イベント合計）：VIPイベント申込のうち、まだ「申込完了」に進めていない件数（システム上の初期状態を集計したもの）
    • お知らせ数：これまでに作成したお知らせの総数（公開・下書き合計）
  • 下部の一覧：開催予定のVIPイベントが、近い順に表示されます

このページで毎日見るべきこと

  • PC会員数の変化を把握しておくと、CRM側との同期状況の異常に気付きやすくなります
  • 直近のイベントの「申込完了 / 参加済み」の数を把握しておく
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「承認待ち」カードについて: 現在の運用では、VIPイベント申込に対する承認フローは行っていません（申込いただいた方は原則そのまま参加扱い）。 このカードはシステム上の集計値であり、運用上の判断には使用しません。値が大きくなっている場合は、参加者管理画面で各参加者を「申込完了」に変更しておくと数字が整理されます。

5-2. 顧客一覧

PC会員のお客様を管理する、毎日いちばん使う画面です。

顧客一覧
顧客一覧 — 各行にお客様の情報が表示されます。右端の操作列で個別の操作ができます。

画面の構成

  • 検索欄：お客様のお名前またはメールアドレスで絞り込めます
  • 絞り込みフィルター：「全ステータス」「ログイン情報: 全て」を変えると条件で絞れます
  • 一覧表：各列の意味
    • 「会員」列：お客様のお名前
    • 「ステータス」列：アクティブ（通常）/ 保留（ログイン情報未送付）/ 停止
    • 「ログイン情報」列：送付済 / 未送付
    • 「イベント参加数」列：過去のVIPイベント参加回数
    • 「最終アクセス」列：最後にPCポータルを開いた日時
    • 「登録日」列：このサイトに登録された日
    • 「操作」列の右端2つのアイコン
      • 紙ヒコーキ（送信）：ログイン情報を送信する
      • 鉛筆（編集）：お客様情報を編集する
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このサイトに表示されるお客様の情報は、すべて CRM（顧客管理サイト）と連携しています。 お客様の 追加・変更・削除はすべて CRM 側で行います。この管理サイトで行う操作は「ログイン情報の送信」と「情報の確認」だけです。

ステータスとログイン情報の対応関係（重要）

このサイトで日々見るのは、ステータス と ログイン情報 の2つの状態です。両者は次のように連動しています。

ステータスログイン情報意味対応
保留 未送付 CRMから取り込まれた直後。まだお客様に案内メールを送っていない 朝の最初に 紙ヒコーキボタン でログイン情報を送信
アクティブ 送付済 案内メールを送信済み、またはお客様がログイン経験あり 通常状態。日々の対応で特に作業は不要
停止 (どちらでも) CRMでティアが外れた、または運営判断で利用停止中 この管理サイトからは触らない（CRM側で対応）
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覚え方:「保留 ＝ まだメール送ってない人」「アクティブ ＝ メール送り終わった人」と覚えておけば十分です。 朝のチェックでは、この 保留 のお客様を見つけてログイン情報を送ることが、新人スタッフのいちばんの定常業務になります。

主な操作 ① — お客様情報を確認する

  1. 対象のお客様の鉛筆（編集）アイコンをクリック

  2. 表示ポップアップで内容を確認

顧客の情報表示モーダル
顧客の情報表示モーダル — メールアドレス・表示名・ティア・ステータスを確認できます。
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修正・変更が必要な場合は CRM 側で対応してください。管理サイトで変更しても CRM とのズレが生じるだけで、次回の自動同期で元に戻ります。

主な操作 ② — ログイン情報を送信する

お客様が 初めてサイトにアクセスする前に、ログイン用のメールを送ります。

  1. 対象のお客様の紙ヒコーキ（送信）アイコンをクリック

  2. 送信先確認ポップアップで「送信」をクリック

ログイン情報送信モーダル
ログイン情報送信モーダル — お客様に新しいパスワードがメールで送られます。
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パスワードが新しく発行され、お客様の現在のパスワードは使えなくなります。送信は1回ずつ慎重に行ってください。

お客様を一覧から外したい場合

このサイトでは削除操作はできません。CRM 側でティア／ステータスを変更してください。変更後、自動同期処理（毎朝5時）でこの一覧から外れます。

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緊急で即時に外したい場合は、管理者に「同期処理を手動実行してほしい」と相談してください。

5-3. お知らせ管理

PC会員全員に向けたお知らせを作成・配信する画面です。

お知らせ管理
お知らせ管理 — 「対象 / 既読 / 未読」のカウントが行ごとに表示されます。

お知らせを作成する

  1. 画面右上の「+ 新規作成」をクリック

  2. タイトル・本文・優先度（通常 / 重要 / 緊急）を入力

  3. 「公開」を選んで保存

    公開した瞬間から、PCポータルの「お知らせ」タブに表示されます。

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下書きを活用しましょう: 内容に自信がない場合は、まず「下書き」で保存して関係者に確認してもらい、OKが出てから「公開」に切り替えるのが安全です。

既読状況の確認

お知らせの行をクリックすると、誰が読んだか確認できる詳細画面に遷移します。

お知らせ詳細
お知らせ詳細 — 「読まれていないお客様」が把握できるので、リマインドの判断材料に使えます。

5-4. VIPイベント管理

PC会員限定のイベント（ディナー・セミナー・旅行・オンライン）を作成・管理する画面です。

VIPイベント管理
VIPイベント管理 — 各イベントの行に「承認待ち / 申込完了 / 参加済み / 欠席」の数が表示されます。

新しいイベントを作る

  1. 画面右上の「+ 新規作成」をクリック

  2. タイトル・開催日時・場所・カテゴリ・本文を入力

    画像を添付する場合は推奨 1MB 以下で。

  3. 「公開」または「下書き」を選んで保存

  4. PCポータルで表示されているか確認

参加者の管理

イベントをクリックすると、参加者の管理画面に移動します。

VIPイベント詳細
VIPイベント詳細 — 各参加者のステータスを変更できます。

各参加者のステータスを変更できます：

  • 承認待ち：システム上の初期状態（現状の運用では使用しません。申込いただいた方は基本的に「申込完了」扱いになります）
  • 申込完了：開催当日に向けて参加予定
  • 参加済み：開催後、実際に参加した
  • 欠席：申込はしたが当日参加しなかった
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承認フローはありません: 現在の運用では、VIPイベント申込に対して個別の承認・お断り判断は行っていません。 ダッシュボードの「承認待ち」カードや、参加者管理画面の「承認待ち」ステータスはシステム上の集計値・初期値であり、運用上の判断には使用しないでください。
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削除より「下書きに戻す」が安全: 公開後のイベントを削除すると、申込していたお客様のデータも消えます。当面表示したくないだけなら「下書き」に戻すのが安全です。

5-5. カリキュラム管理

お客様向けの学習コンテンツ（動画レッスン等）を管理する画面です。

カリキュラム管理
カリキュラム管理 — 「グループ」と「モジュール」がフォルダ表示され、上下矢印で並び替えできます。

3階層の構造

カリキュラムは 「グループ」 → 「モジュール」 → 「ステップ」 の3階層で管理されています。

階層役割例
グループ大きな分類（任意）「資産設計の基本」
モジュール章・テーマ「税金の仕組み」
ステップ1本の動画／記事／アクション動画レッスン1本

モジュールを開く

カリキュラム一覧からモジュール名をクリックすると、そのモジュールの中のステップ一覧が見られます。

モジュール詳細
モジュール詳細 — 各ステップの一覧と、「+ ステップ追加」ボタン。

ステップを編集する

ステップ一覧で鉛筆アイコンをクリックすると編集画面に移ります。

ステップ編集
ステップ編集 — タイトル・種別・YouTube URL・動画の長さ・補足説明・リンクを編集できます。

ここで設定できる項目：

  • タイトル：レッスン名
  • 種別：動画／テキスト／アクション
  • YouTube URL（動画の場合）：YouTube の URL または 11桁の動画ID
  • 動画の長さ（任意）：12:34 形式または秒数。お客様画面に再生時間が表示されます
  • 動画プレビュー：URL を入れた直後にプレビューが表示されます
  • 本文 / 補足説明：動画の下に表示される追加情報。種別ごとにラベルが変わります
  • リンク（任意）：「ラベル + URL」のペアを複数登録できます。お客様の画面では短いラベルだけが表示され、クリックでリンクが開きます
  • 公開する：チェックを入れるとお客様画面に表示されます
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動画は「限定公開（Unlisted）」でアップロードしてください。「非公開（Private）」だと埋め込めません。

リンク機能（新機能）

動画の下に「ホームページ」「お問い合わせ」「LINE」などのリンクを追加できます。

  1. 「リンク」セクションの「+ リンクを追加」をクリック

  2. 表示テキストとURLを入力

    表示テキスト（例: 「ホームページを見る」）と URL（例: https://example.com）を入力。メアドを URL 欄に入れた場合は自動的に mailto: が付き、メールアプリが起動するリンクになります。

  3. 保存

    お客様の画面では、ラベルだけが見える形でクリック可能になります（長いURLは表示されません）。

5-6. 特典状況

VIP特典の登録と、お客様ごとの利用状況を確認する画面です。

特典状況
特典状況 — 顧客ごとに「利用可 N / 利用 N」が表示されます。
  • 「顧客別状況」タブ：お客様ごとに「利用可 N / 利用 N」が表示されます。お客様から「あと何回使えますか」と問い合わせがあった際に確認できます。
  • 「特典マスタ」タブ：特典そのものの種類を編集できます

5-7. 管理者一覧

このサイトを操作できるスタッフ（管理者アカウント）の一覧です。

管理者一覧
管理者一覧 — スタッフのアカウント一覧。新人さんは見るだけでOK。

新人さんはこの画面を 見るだけ で OK です。新しいスタッフの追加、既存スタッフの削除は 責任者の操作領域なので、勝手に触らないでください。

06お客様からのよくある問い合わせと対応

Q1. 「ログイン情報のメールが届かない」
  1. お客様に 「迷惑メール／プロモーション」フォルダ を確認してもらう
  2. 顧客一覧で対象のお客様を検索
  3. 「ログイン情報」列が 未送付 なら、紙ヒコーキボタンで送信
  4. 「送付済」なのに届かない場合、もう一度紙ヒコーキボタンで再送信（新しいパスワードが発行される）
  5. それでも届かない場合、メールアドレスに誤りがないか CRM を確認 → 必要なら別のアドレスへの変更を提案
Q2. 「ログインできない」
  • まず メールアドレスとパスワードのコピペで余計な空白が入っていないか お客様に確認
  • パスワードが分からない場合は、紙ヒコーキボタンで 新しいパスワードを発行して送信
  • それでも入れない場合は責任者にエスカレーション
Q3. 「自分の情報を変更したい（メアド、表示名等）」
  • メールアドレスや表示名は、お客様自身で PCポータルの「プロフィール」画面 から変更できる旨を案内
  • どうしても運営側で対応が必要な場合は、顧客一覧の「編集」から変更可能
Q4. 「動画が見られない」「再生できない」
  1. お客様にブラウザの 再読み込み（強制リロード）を試してもらう
  2. 別のブラウザで開いてもらう
  3. それでも不可の場合は、お客様の機種・ブラウザ・状況を聞いて開発側にエスカレーション
Q5. 「VIPイベントに申込みたいのにエラーが出る」
  1. 該当イベントが管理画面で「公開」になっているか確認
  2. 申込期限を過ぎていないか確認
  3. それでも申込めない場合は、運営側で代理登録（「参加者を追加」ボタン）
Q6. 「特典は何が使えるの？」「あと何回使える？」
  1. 特典状況画面の「顧客別状況」タブで対象のお客様を選択
  2. 利用可・利用済みの数を確認してご案内
Q7. 「退会したい」

即答せず、必ず 責任者にエスカレーションしてください。自己判断で削除や停止操作をしないこと。

07困ったとき・エスカレーション先

こんなときは即座にエスカレーション

  • お客様から 怒り・クレームを受けた
  • お客様情報を 間違って削除した疑いがある
  • お客様に 間違った内容を送ってしまった
  • 個人情報に関する問い合わせ
  • 退会・休会の申し出
  • 決済・お金に関する質問
  • 管理サイトが 重い／開けない／500エラーが出ている

連絡先

連絡先種別連絡先
直属の責任者〇〇〇〇
業務用 Slack チャンネル#〇〇〇〇
緊急連絡先（電話）〇〇〇〇
開発・システム担当〇〇〇〇
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このマニュアルでは具体的な連絡先を空欄にしています。 入社時に運営から共有された連絡先をここに書き入れてください。

08用語集

このマニュアル中に出てくる用語を、できるだけシンプルな言葉で説明します。

用語説明
管理サイト（このサイト）スタッフ専用の編集画面。sac-admin-chi.vercel.app
PCポータル（お客様サイト）お客様が見る専用サイト。sac-private-club.vercel.app
PC会員 / プライベートクラブ会員SAC の上位プランのお客様。VIP向けポータル・特典・イベントが利用可能
CRMお客様情報の本店となる別のシステム。Customer Relationship Management の略
ティアお客様のクラス分け。原則「プライベートクラブ」のお客様だけがこの管理サイトに表示されます
ステータスお客様の現在の状態。アクティブ（ログイン情報送付済）/ 保留（ログイン情報未送付）/ 停止（CRMでティア外れ・利用停止）の3種類
ログイン情報送信お客様にログイン用のパスワードをメールで送る操作。顧客一覧の紙ヒコーキボタンで実行。送信すると 保留 → アクティブ に自動で変わります
送付済 / 未送付ログイン情報を送ったかどうか。未送付 の方にはまだメールが届いていません。未送付 ＝ ステータス 保留、送付済 ＝ ステータス アクティブ と連動しています
VIPイベントPC会員限定の特別イベント。ディナー・セミナー・旅行・オンラインの4カテゴリ
カリキュラムお客様向けの学習コンテンツ。グループ → モジュール → ステップの3階層
モジュールカリキュラムの「章」のような単位
ステップ動画1本、テキスト1記事、アクション1つに相当する小さな単位
特典お客様が利用できる優遇サービス
公開 / 下書きお知らせ・イベント・カリキュラムの状態。「公開」にすると初めてお客様に表示されます
同期処理CRM ←→ 管理サイトの間で会員情報のズレを直す処理。毎朝5時に自動で走ります
管理者システム的なトラブルや機能追加を担当する人。困ったときの最終的な相談先

09絶対にやってはいけないこと

個人情報

  • ❌ お客様情報を 画面のスクリーンショットを撮って社外に送る
  • ❌ お客様の名前・メアドをメモアプリに 生のテキストで保存
  • ❌ 家族や友人との会話で お客様について話す
  • ❌ 自分のSNSや個人メールに お客様情報を転送

システム操作

  • ❌ 削除ボタンを軽い気持ちで押す（特に顧客削除・イベント削除）
  • ❌ 公開済みの内容を確認なしに変更（お客様に通知済みの内容を変えると混乱の元）
  • ❌ 他のスタッフのアカウントでログイン
  • ❌ パスワードを共有・付箋に書く

業務判断

  • ❌ お客様からの 金銭・退会の話を自己判断で進める
  • ❌ クレーム対応を 自分だけで完結させようとする
  • ❌ ミスを 隠す・後回しにする
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「迷ったら必ず先輩・責任者に確認」。これが何より大切です。

10付録：問い合わせ対応フローチャート

お客様から問い合わせが来たときの判断手順です。

[お客様からの問い合わせ]
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   内容を読む
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[シンプルな質問] [複雑・判断難しい]
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「シンプルな質問」の例

  • 「ログイン情報メールが届かないんですが」 → ログイン情報送信
  • 「動画が見られません」 → ブラウザ更新を依頼
  • 「特典をあと何回使えますか？」 → 特典状況画面で確認

「複雑・判断難しい」の例

  • 怒りやクレーム
  • 退会の意思
  • 決済・返金
  • 「他のお客様の情報を教えて」のような不審な問い合わせ
  • マニュアルにない症状