プライベートクラブ管理サイト 運用マニュアル

— 新人スタッフ向けクイックスタート

対象: はじめて管理サイトを操作するすべての方 最終更新: 2026-05-05

目次

1. はじめに
2. 大事な3つのお約束
3. ログインの仕方
4. 1日の流れ — 朝・夕のチェックリスト
5. 画面の見方と操作方法
   • 5-1. 統計ダッシュボード
   • 5-2. VIPイベント管理
   • 5-3. カリキュラム管理
   • 5-4. 特典マスタ（特典状況）
   • 5-5. 特典申請管理
   • 5-6. お知らせ管理
   • 5-7. 顧客一覧
   • 5-8. 管理者一覧
   • 5-9. 外部連携（Chatwork）
6. お客様からのよくある問い合わせと対応
7. 困ったとき・エスカレーション先
8. 用語集
9. 絶対にやってはいけないこと
10. 付録：お客様サイトの主な画面

01. はじめに

このマニュアルは、はじめてプライベートクラブ管理サイトを触る方が、自信を持って日々の業務をこなせるようにするための手引きです。

このマニュアルを読み終わったら、できるようになること

• 管理サイトにログインして各画面を見られるようになります
• 顧客一覧でお客様のステータス・ログイン情報を確認できるようになります
• お客様にログイン情報メールを送信できるようになります
• お客様へのお知らせやVIPイベントを作成・公開できるようになります
• カリキュラム（学習コンテンツ）を作成・編集・公開できるようになります
• 特典マスタの3つの表示モードを使い分け、適切に運用できるようになります
• 特典申請の承認・解除を行えるようになります
• お客様からの問い合わせに自分で判断して回答 / 上席にエスカレーションできるようになります

お客様情報の追加・変更・削除は CRM 側で行います。この管理サイトでは行いません（詳しくは「5-7 顧客一覧」を参照）。

読み進め方

• 最初は「02. 大事な3つのお約束」と「03. ログインの仕方」から順番に読むことを強くおすすめします
• 操作に困ったら「05. 画面の見方と操作方法」の該当画面を参照
• お客様から質問が来たら「06. よくある問い合わせ」を参照
• 言葉が分からないときは「08. 用語集」を参照

困ったら一人で悩まない。判断に迷ったら、お客様に答える前に必ず先輩・責任者に相談してください。

02. 大事な3つのお約束

このサイトでは、お客様の**個人情報（氏名・メールアドレスなど）**を扱います。次の3つは絶対に守ってください。

お約束 1：個人情報は外部に持ち出さない

• 画面のスクリーンショットを社外の人に送らない
• メモアプリ、SNS、家族や友人との会話でお客様の名前・メアドを話題にしない
• やむを得ず誰かに見せる必要があるときは、先輩か責任者に相談

お約束 2：知らないボタンは押さない

• 「これは何だろう？」と思ったら、まず先輩に聞いてから操作
• 特に 赤いボタン（削除など） は要注意。1回押すと取り消しできない場合があります
• このマニュアルに載っている操作だけでも、最初の数週間は十分です

お約束 3：ミスは隠さず、すぐ報告

• 操作を間違えた、お客様に違う内容を送った、削除しちゃった... 何かあったらすぐに先輩に報告
• ミスは早く伝えるほど被害が小さく済みます
• 隠すより、報告するほうが評価されます

03. ログインの仕方

URL とアカウント

• 管理サイトのURL: https://sac-admin-chi.vercel.app/
• アカウント（メールアドレス・パスワード）は、運営から個別に発行されます
• 他人のアカウントは絶対に使わないでください

手順

1. ブラウザで上のURLを開く
2. メールアドレスとパスワードを入力
3. 「ログイン」ボタンをクリック

ログインに成功すると、左側にメニューがある統計ダッシュボード画面が表示されます。

ログインできないときは？ → パスワードのコピペで余計な空白が入っていないか確認。それでもダメなら先輩か管理者に「ログインできません」と相談してください。

左メニューの全体像

ログイン後、画面の左に縦長のメニューが表示されます。これがサイドバーです。

04. 1日の流れ — 朝・夕のチェックリスト

朝（出社直後・10分）

1. 管理サイトにログイン
2. 統計ダッシュボードを開く
3. 以下を確認:
   • 「特典申請確認待ち」が0件か ← 1件以上ならその日のうちに承認/解除を判断
   • **「まもなく更新時期を迎えるお客様」**がいないか ← いれば、CRMで継続意向を確認
   • 「特典申請の確認待ち」セクションにお客様名が並んでいたら、内容を確認

夕（退勤前・5分）

1. 朝に出ていた申請が処理済みになっているか確認
2. 当日のVIPイベントがあれば、参加者の登録を済ませる
3. 急ぎのお知らせを出していたら、誤字や日付ミスがないか再確認
4. 何か気になる動きがあれば引き継ぎメモを残して退勤

05. 画面の見方と操作方法

5-1. 統計ダッシュボード

ログイン直後に表示されるホーム画面です。1日の状況を俯瞰できます。

上部「まもなく更新時期を迎えるお客様」（条件付き表示）

30日以内に入会記念日を迎えるお客様の一覧。継続意向を確認したいお客様がいればここに名前が出ます。各行をクリックすると、そのお客様の顧客一覧画面に遷移します。

中段の3カード

• PC会員数: プライベートクラブ会員の総数
• 特典申請確認待ち（クリックで申請一覧へ）: 申請が来ている件数。1件以上で「新規」バッジが出るので、毎朝必ず確認してください
• お知らせ数: これまでに作成したお知らせの総数

「特典申請の確認待ち」リスト（条件付き表示）

未対応の申請がある場合のみ表示されます。クリックすると申請一覧へジャンプ。

「開催予定イベント — 参加状況」

将来のVIPイベント一覧。各行をクリックするとイベント詳細へ。

ダッシュボードは1日に何回でも開いて構いません。朝1回、夕方1回はチェックする習慣をつけましょう。

5-2. VIPイベント管理

VIPイベントの作成・公開・参加実績の記録を行う画面です。

重要: 現在、お客様サイトでの参加申し込み機能は廃止されました。本サイトはお客様への告知のみに使用し、参加・欠席の登録は運営が手動で行います。

イベント一覧の見方

各行に「タイトル」「種別バッジ（ディナー/セミナー/旅行/オンライン）」「公開状態」「参加済み数」「欠席数」が並びます。

イベントの新規作成

1. 右上の「新規作成」ボタンをクリック
2. 必須項目（タイトル・日時）を入力
3. 任意で説明、場所、Zoom URL、定員、画像URL、申込期限を入力
4. 「公開する」にチェックを入れるとお客様サイトに表示されます
5. 「作成」ボタンをクリック

日時は日本時間（JST）で入力してください。フォームのデフォルトは日本時間で動きます。

イベント詳細・参加者管理

一覧の「クリップボード」アイコンをクリックすると詳細ページに移動します。

参加者の追加手順:

1. 「参加者を追加」ボタンをクリック
2. 顧客を検索して選択
3. ステータスを 「参加済み」または「欠席」 から選択
4. 任意で備考を入力
5. 「追加」をクリック

ステータスの変更: 表内のステータス欄のドロップダウンで切替できます（参加済み ⇄ 欠席）。

参加登録の削除: 表の右端「ゴミ箱」アイコン。「削除しますか？」のダイアログでOKを押すと反映されます。

ステータスは「参加済み」「欠席」のみです。「申し込み中」「申込完了」といった状態は廃止されました。

5-3. カリキュラム管理

学習コンテンツ（モジュール・ステップ）の作成・編集を行う画面です。

構造

グループ（大カテゴリ）
  └ モジュール（中カテゴリ）
       └ ステップ（個別レッスン: 動画 or テキスト）

主な操作

• 新規モジュール作成: グループ配下の「+モジュール追加」
• 新規ステップ作成: モジュール配下の「+ステップ追加」
• 公開/非公開切替: 各カードの目玉アイコン
• 並び順の変更: ↑↓ ボタン
• 編集: 鉛筆アイコン
• 削除: ゴミ箱アイコン（30日以内なら復元可能）

削除済みステップの復元

モジュール詳細を開くと「削除済みのステップ」セクションがあります。30日以内であればそこから復元できます（30日経過後は完全削除）。

動画はYouTube非公開動画のIDを貼り付けます。URL全体ではなく、https://www.youtube.com/watch?v=●●●●●● の ●●●●●● 部分のみ入力してください。

5-4. 特典マスタ（特典状況）

プライベートクラブの特典を管理する画面です。「顧客別状況」「特典マスタ」の2つのタブがあります。

顧客別状況タブ

左側でお客様を選び、右側でそのお客様の各特典の利用状況を確認・記録します。

• 個別設定: 鉛筆アイコンで個別に上限を変更できます
• 利用記録の追加: 時計アイコンで利用記録を追加（ご利用日時 + メモ）
• 対象から除外: ユーザーアイコンで除外設定（個別に対象外にしたい場合）

利用記録の入力日時は日本時間（JST）です。デフォルトで現在のJSTがセットされています。

特典マスタタブ

特典そのものの定義を管理します。

表示モードの3種類

特典には3つの表示モードがあり、用途に応じて使い分けます。

5-4-1. 特典の新規追加

1. 「特典マスタ」タブで右上の「特典追加」をクリック
2. タイトル と 説明 を入力
3. 表示モード を選ぶ（後述）
4. 「公開する」にチェック → 全プライベートクラブ会員に自動付与
5. 「作成」をクリック

5-4-2. モード別の入力欄

▼ 標準（カウント型）の場合

• 利用回数の上限（空欄で無制限）
• 集計期間（累計 / 加入記念日 / 暦年 / 暦月）
• 予約URL（任意・設定するとお客様画面で予約特典として強調表示）
• ボタンラベル（任意・「予約する」「申請する」など）
• 申請時にお客様へ備考欄を表示する（チェックボックス）
• 備考の入力例（プロンプト文）

予約URL・ボタンラベルの組合わせで動きが変わります:

▼ お知らせ・配布モードの場合

• 完了前のラベル（例: 未配布 / 未発送 / 未利用）
• 完了後のラベル（例: 配布済み / 発送済み / 利用済み）
• どちらも空欄ならデフォルト「未配布 / 配布済み」が表示

「利用記録を1件追加」することで「配布済み」状態になります。

▼ 告知のみモードの場合

• 参加実績がないときのコピー（例: 開催が決定次第、専用LINEよりご案内いたします）
• 参加実績があるときのコピー（例: ご参加ありがとうございます）

イベントが開催されたら、参加されたお客様に利用記録（=参加記録）を1件追加していくことで、お客様サイトに参加履歴が蓄積されます。

5-4-3. 特典の編集・削除

特典マスタの一覧から、各特典の右側に並ぶアイコンで操作:

• チェックリスト アイコン: 対象者一覧を開く
• 鉛筆アイコン: 編集
• 赤いゴミ箱アイコン: 削除

削除は取り消せません。総利用が0件でない場合は警告が出ます。よく確認してから削除してください。

5-4-4. 対象者一覧

特典マスタ一覧の「チェックリスト」アイコンで開きます。

• 対象者 / 利用者 / 未利用者 の3カードでサマリー表示
• 「全員 / 利用済み / 未利用」のフィルタ
• 顧客名・メールでの検索
• 利用回数と最終利用日が一覧表示

対象者にはプライベートクラブ会員のみが含まれます。管理者アカウントは対象外です。

5-5. 特典申請管理

お客様から届いた特典申請の承認・解除を行う画面です。

申請の流れ

お客様が「申請する」ボタンを押す
    ↓
特典申請管理に「申請中」として表示される
    ↓
管理者が「承認」または「解除」を判断
    ↓
お客様の次回ログイン時にバナー表示で結果通知

画面の見方

• 上部のフィルタタブ: 申請中 / 承認済み / 解除済み / すべて（件数バッジ付き）
• 検索ボックス: 顧客名・メール・特典名で絞り込み
• テーブル列:
  • 会員（名前 + メール）
  • 特典名
  • ステータス（申請中・承認済み・解除済み）
  • 申請日時（YYYY/MM/DD HH:MM）
  • 備考（ホバーで全文表示）
  • 決定情報（決定日時 + 決定者）
  • 操作

5-5-1. 承認の手順

「申請中」の行で「承認」ボタンをクリック。

1. 利用日時（JST）を入力 — デフォルトは現在時刻
2. 任意でメモ（管理者用、お客様には表示されません）を入力
3. 「承認して利用記録を作成」をクリック

承認すると:

• 申請のステータスが「承認済み」に変わる
• お客様の利用履歴に1件追加される（=残数1減）
• 利用上限に達していると承認できません（エラー表示）

5-5-2. 解除の手順

「申請中」の行で「解除」ボタンをクリック。

1. 任意でメモ（管理用、お客様には表示されません）を入力
2. 「解除する」をクリック

解除されたお客様には、次回ログイン時に「特典の申請が解除されました」というバナーが表示されます（理由は表示されません）。

5-5-3. 過去の申請の確認

「承認済み」「解除済み」タブで過去の申請を確認できます。各行の「詳細」ボタンで、決定日時・決定者・管理メモを確認可能。

承認・解除はやり直しできません。承認すると利用記録が作成されるので、まずお客様の状況を顧客別状況で確認してから判断しましょう。

5-6. お知らせ管理

お客様サイトのトップに表示されるお知らせを作成・公開する画面です。

お知らせの作成

1. 「新規作成」ボタン
2. タイトル と 本文（マークダウン記法可）を入力
3. 優先度 を選択（通常 / 重要 / 緊急）
4. 「公開する」にチェック
5. 「作成」をクリック

お知らせ詳細・編集

一覧から各お知らせをクリックすると詳細・編集画面が開きます。

**緊急度の高いお知らせ（緊急バッジ）**は、お客様サイトで赤色の縁取りで表示されます。多用すると効果が薄れるので、本当に緊急のときだけ使いましょう。

5-7. 顧客一覧

お客様の一覧と、ログイン情報の送付・編集を行う画面です。

重要: お客様情報の追加・削除はCRMで

この管理サイトでは、お客様の新規登録・削除はできません。お客様情報の追加・変更・削除はCRM側で行います。本管理サイトは閲覧と最低限の編集（表示名・ステータス・入会日など）のみ。

主な操作

• 検索: 名前・メールで検索
• フィルタ: ステータス（アクティブ/停止/保留）で絞り込み
• 編集（鉛筆アイコン）: 表示名・メンバーティア・ステータス・入会日を編集

• ログイン情報送付（紙飛行機アイコン）: 初回ログイン用のメールを送る
  • 未送付 バッジが付いていれば、まだ送っていない状態
  • 送付済 M/D が付いていれば、その日付で送付済み
  • 送付するとお客様にメールでログイン情報が届きます

入会日（pcEnrolledAt）はバックフィルされている場合があります。お客様の本当の入会日と異なる場合は、編集モーダルで修正してください（特に加入記念日でリセットされる特典がある場合は重要）。

5-8. 管理者一覧

管理スタッフの一覧画面です。閲覧専用。

• アカウント名・メール・最終アクセス日時を確認できます
• 管理者の追加・削除は運営本部のみが行います

5-9. 外部連携（Chatwork）

Chatworkへの自動通知を設定する画面です。

設定の仕組み

お客様が特典の「申請する」ボタンを押下した瞬間、Chatworkの指定ルームに通知メッセージが送信されます。

初回設定の手順

Step 1: Chatwork側の準備

1. 通知用のChatworkアカウントでログイン（既存アカウントでもOK）
2. 個人設定 → API設定 からAPIトークンを発行
3. 通知を送りたいルームにこのアカウントを追加
4. ルームURL末尾の数字（例: chatwork.com/#!rid12345678 の 12345678）を控える

Step 2: 管理サイトの設定

1. サイドバーから「外部連携」を開く
2. APIトークン に Chatwork で発行したトークンを入力
3. ルームID に控えた数字を入力
4. 「この連携を有効にする」にチェック
5. 「設定を保存」をクリック

Step 3: テスト送信

1. 通知テンプレートカードの右下にある「テスト送信」をクリック
2. Chatworkのルームにダミーデータが差し込まれたテストメッセージが届きます
3. 内容を確認後、必要なら通知メッセージ本文を編集して保存

通知メッセージのカスタマイズ

差し込み変数が使えます:

Chatwork独自の装飾タグ（[info][title]...[/title]...[/info] など）も利用可能。

**APIトークンは画面では「**最後の4文字」のように一部しか表示されません（DB上では暗号化保存）。トークンを変更したいときは新しい値を入力欄に入れて保存。空欄のまま保存すれば既存トークンを保持します。

06. お客様からのよくある問い合わせと対応

Q1. ログインできない

• パスワードのコピペで余計な空白が入っていないか確認していただく
• お客様にメールアドレスを確認 → 顧客一覧でログイン情報送付済みか確認
• 未送付なら → 顧客一覧で「ログイン情報送付」ボタン
• 送付済みなのにダメなら → 「パスワードリセット」を案内（メールから新パスワード再発行）

Q2. 特典の申請がいつ承認されますか？

「順次確認しております。承認・解除の結果は次回ログイン時にご案内いたします」とお伝えする。 内部的には「特典申請管理」画面で確認・承認していく。

Q3. 申請を取り消したい

「専用LINEまでご連絡ください」とご案内（お客様サイトの「申請中」ボタン押下時にも同じ案内が表示されます）。 LINE経由で連絡が来たら、特典申請管理から該当の申請を「解除」してください。

Q4. ウェルカムキットが届いていない

「お知らせ・配布モード」の特典は、運営が発送後に「配布記録」を1件追加することで「配布済み」と表示されます。 お客様の特典一覧で「未配布」と表示されている → まだ発送されていません。 「配布済み」と表示されている → すでに発送済み。届いていない場合は配送業者をお調べください。

Q5. 「告知のみ」の特典って何ですか？

「不定期開催のイベント等のご案内です。開催が決まり次第、メール・LINEにてご連絡いたします」とお伝えする。 過去のイベントに参加された場合、お客様の特典一覧で参加履歴が確認できる旨もご案内。

Q6. メールアドレスを変更したい

お客様自身でプロフィール画面から変更可能（確認コードによる本人確認あり）。手順:

1. プロフィールページを開く
2. メールアドレス欄の「メールアドレスを変更」
3. 新しいメアドを入力 → 確認コード送信
4. 届いた6桁コードを入力 → 完了

Q7. パスワードを変更したい

お客様自身でプロフィール画面から変更可能。手順:

1. プロフィールページを開く（「設定」は廃止され、プロフィールに統合されました）
2. 「パスワード変更」セクションで新パスワードを2回入力
3. 「パスワードを変更」をクリック → 新パスワードがメールで送信されます

07. 困ったとき・エスカレーション先

段階的な相談

1. このマニュアルを読み返す
2. 先輩スタッフに相談
3. 責任者に相談
4. 運営本部にエスカレーション

こんなときは即座に責任者へ

• 個人情報を誤って外部に送信した
• 削除してはいけないデータを削除した
• お客様から強いクレームを受けた
• システムが動かない・ログインできない（全員に影響）
• ChatworkトークンやAPIキーを誤って共有した

08. 用語集

09. 絶対にやってはいけないこと

データ操作

• 顧客一覧でメールアドレスを誤った値に書き換える（お客様がログインできなくなる）
• 特典マスタを**「公開」のまま削除する**（お客様画面から消える + 利用履歴も削除）
• カリキュラムの動画ステップを削除する前に、復元できるか確認しない

設定操作

• ChatworkのAPIトークン・ルームIDを口頭やメッセージで他人に共有する
• 「外部連携」で他社・他システム宛のトークンを入力する

コミュニケーション

• お客様の個人情報を社外と共有する（家族・友人含む）
• お客様サイトのスクリーンショットを社外に送る
• お客様の特典申請を勝手に却下し、後でこっそり戻す（ログが残るのでバレます）

10. 付録：お客様サイトの主な画面

お客様がアクセスする画面は以下のようになっています。お問い合わせ対応の参考にしてください。

特典一覧でのお客様の見え方（イメージ）

• 予約特典（カウント型・予約URLあり）: 大きなゴールドカード + 「予約する」ボタン
• 申請特典（カウント型・URL空 + ラベルあり）: 「申請する」ボタン → 押下で運営に申請が届く
• 配布通知（お知らせ・配布モード）: 「未配布」「配布済み」のステータスバッジのみ
• 告知（告知のみモード）: 補足文 + 参加履歴のみ。操作要素なし
• 通常特典（カウント型・URLとラベル両方なし）: 残数表示のみ + 利用履歴を見る

このマニュアルに書かれていない操作・状況に出くわしたら、必ず先輩・責任者に相談してください。 困ったときに自己判断で操作するのが一番のリスクです。