PRIVATE CLUB · ADMIN HANDBOOK
プライベートクラブ管理サイト 運用マニュアル
— 新人スタッフ向けクイックスタート
01はじめに
このマニュアルは、はじめてプライベートクラブ管理サイトを触る方が、自信を持って日々の業務をこなせるようにするための手引きです。
このマニュアルを読み終わったら、できるようになること
- 管理サイトに ログインして各画面を見られる ようになります
- お客様の情報を 追加・編集・削除 できるようになります
- お客様にログイン情報メールを 送信 できるようになります
- お客様への お知らせ や VIPイベント を作成・公開できるようになります
- お客様からの問い合わせに 自分で判断 / 上席にエスカレーション できるようになります
読み進め方
- 最初は「2.大事な3つのお約束」と「3.ログインの仕方」から順番に読むことを強くおすすめします
- 操作に困ったら「5.画面の見方と操作方法」の該当画面を参照
- お客様から質問が来たら「6.よくある問い合わせ」を参照
- 言葉が分からないときは「8.用語集」を参照
02大事な3つのお約束（必ず最初に読んでください）
このサイトでは、お客様の 個人情報（氏名・メールアドレスなど） を扱います。次の3つは絶対に守ってください。
お約束 1：個人情報は外部に持ち出さない
- 画面の スクリーンショットを社外の人に送らない
- メモアプリ、SNS、家族や友人との会話で お客様の名前・メアドを話題にしない
- やむを得ず誰かに見せる必要があるときは、先輩か責任者に相談
お約束 2：知らないボタンは押さない
- 「これは何だろう？」と思ったら、まず先輩に聞いてから操作
- 特に 赤いボタン（削除など） は要注意。1回押すと取り消しできない場合があります
- このマニュアルに載っている操作だけでも、最初の数週間は十分です
お約束 3：ミスは隠さず、すぐ報告
- 操作を間違えた、お客様に違う内容を送った、削除しちゃった... 何かあったら すぐに先輩に報告
- ミスは 早く伝えるほど被害が小さく済みます
- 隠すより、報告するほうが評価されます
03ログインの仕方
URL とアカウント
- 管理サイトのURL: sac-admin-chi.vercel.app
- アカウント（メールアドレス・パスワード）は 運営から個別に発行されます
- 他人のアカウントは絶対に使わないでください
手順
-
ブラウザで上のURLを開く
-
メールアドレスとパスワードを入力
-
「ログイン」ボタンをクリック
うまくいくと、左側にメニューがあるダッシュボード画面が表示されます。
041日の流れ — 朝・夕のチェックリスト
毎日同じ流れでチェックすると、お客様への対応漏れを防げます。慣れるまでは紙にこのリストを印刷して、ペンでチェックしながら進めるのがおすすめです。
☀️ 朝のチェック（出勤直後）
| # | 項目 | チェック方法 |
|---|---|---|
| 1 | 管理サイトにログインできる | ログインページを開いてログイン |
| 2 | ダッシュボードを開いて全体像を確認 | 左メニュー「統計ダッシュボード」をクリック |
| 3 | 「承認待ちの参加申込」が増えていないか | ダッシュボード上部の3つのカードを確認 |
| 4 | 新しいお客様が追加されていないか | 左メニュー「顧客一覧」→「ログイン情報: 未送付」フィルタ |
| 5 | 未送付のお客様にログイン情報を送信 | 「送付済」になるまで紙ヒコーキボタンで送信 |
| 6 | 直近のVIPイベント参加状況を確認 | 「VIPイベント管理」→ 直近のイベントをクリック |
🌙 夕方のチェック（退勤前）
| # | 項目 | チェック方法 |
|---|---|---|
| 1 | 当日中に対応すべき問い合わせが残っていないか | チャット・メール・LINE をひと通り確認 |
| 2 | お知らせを公開した場合、PCポータルに反映されているか | お知らせ一覧で「公開」表示になっているか |
| 3 | 翌日のVIPイベント開催準備が整っているか | イベント詳細を開いて、参加者の最終人数を確認 |
| 4 | 自分の対応した内容を引き継ぎノートに記録 | 共有ノート（Slack/Notion等）に記入 |
| 5 | ログアウトして退勤 | 左下「ログアウト」をクリック |
05画面の見方と操作方法
5-1. ダッシュボード
ログイン後の最初の画面です。プライベートクラブ全体の状況がひと目で確認できます。
画面の構成
- 上部の3つのカード
- PC会員数：現在のプライベートクラブ会員のお客様の総数
- 承認待ち（全イベント合計）：VIPイベントへの申込で、まだ承認していない件数
- お知らせ数：これまでに作成したお知らせの総数（公開・下書き合計）
- 下部の一覧：開催予定のVIPイベントが、近い順に表示されます
このページで毎日見るべきこと
- 「承認待ち」が0以外のときは、その日のうちに承認 or お断りの判断をしましょう
- 直近のイベントの「承認待ち / 申込完了 / 参加済み」の数を把握しておく
5-2. 顧客一覧
PC会員のお客様を管理する、毎日いちばん使う画面です。
画面の構成
- 検索欄：お客様のお名前またはメールアドレスで絞り込めます
- 絞り込みフィルター：「全ステータス」「ログイン情報: 全て」を変えると条件で絞れます
- 一覧表：各列の意味
- 「会員」列：お客様のお名前
- 「ステータス」列：
アクティブ（通常）/保留（ログイン情報未送付）/停止 - 「ログイン情報」列：
送付済/未送付 - 「イベント参加数」列：過去のVIPイベント参加回数
- 「最終アクセス」列：最後にPCポータルを開いた日時
- 「登録日」列：このサイトに登録された日
- 「操作」列の右端2つのアイコン
- 紙ヒコーキ（送信）：ログイン情報を送信する
- 鉛筆（編集）：お客様情報を編集する
主な操作 ① — 新規登録
CRMに未登録のお客様や、自動連携を待たずに即座に登録したい場合に使います。
-
画面右上の「+ 新規登録」をクリック
-
メールアドレス（必須）・表示名・ティア・ステータスを入力
ティアは通常「プライベートクラブ」、ステータスは通常「アクティブ」にします。
-
「登録」をクリック
主な操作 ② — お客様情報を編集する
-
対象のお客様の鉛筆（編集）アイコンをクリック
-
編集ポップアップで内容を変更
-
「更新」をクリック
主な操作 ③ — ログイン情報を送信する
お客様が 初めてサイトにアクセスする前に、ログイン用のメールを送ります。
-
対象のお客様の紙ヒコーキ（送信）アイコンをクリック
-
送信先確認ポップアップで「送信」をクリック
主な操作 ④ — お客様を一覧から削除する
-
対象のお客様の鉛筆（編集）アイコンをクリック
-
ポップアップ内の左下にある赤いゴミ箱アイコンをクリック
-
確認ポップアップで内容を確認して「削除する」をクリック
5-3. お知らせ管理
PC会員全員に向けたお知らせを作成・配信する画面です。
お知らせを作成する
-
画面右上の「+ 新規作成」をクリック
-
タイトル・本文・優先度（通常 / 重要 / 緊急）を入力
-
「公開」を選んで保存
公開した瞬間から、PCポータルの「お知らせ」タブに表示されます。
既読状況の確認
お知らせの行をクリックすると、誰が読んだか確認できる詳細画面に遷移します。
5-4. VIPイベント管理
PC会員限定のイベント（ディナー・セミナー・旅行・オンライン）を作成・管理する画面です。
新しいイベントを作る
-
画面右上の「+ 新規作成」をクリック
-
タイトル・開催日時・場所・カテゴリ・本文を入力
画像を添付する場合は推奨 1MB 以下で。
-
「公開」または「下書き」を選んで保存
-
PCポータルで表示されているか確認
参加者の管理
イベントをクリックすると、参加者の管理画面に移動します。
5-5. カリキュラム管理
お客様向けの学習コンテンツ（動画レッスン等）を管理する画面です。
3階層の構造
カリキュラムは 「グループ」 → 「モジュール」 → 「ステップ」 の3階層で管理されています。
| 階層 | 役割 | 例 |
|---|---|---|
| グループ | 大きな分類（任意） | 「資産設計の基本」 |
| モジュール | 章・テーマ | 「税金の仕組み」 |
| ステップ | 1本の動画／記事／アクション | 動画レッスン1本 |
モジュールを開く
カリキュラム一覧からモジュール名をクリックすると、そのモジュールの中のステップ一覧が見られます。
ステップを編集する
ステップ一覧で鉛筆アイコンをクリックすると編集画面に移ります。
ここで設定できる項目：
- タイトル：レッスン名
- 種別：動画／テキスト／アクション
- YouTube URL（動画の場合）：YouTube の URL または 11桁の動画ID
- 動画の長さ（任意）：
12:34形式または秒数。お客様画面に再生時間が表示されます - 動画プレビュー：URL を入れた直後にプレビューが表示されます
- 本文 / 補足説明：動画の下に表示される追加情報。種別ごとにラベルが変わります
- リンク（任意）：「ラベル + URL」のペアを複数登録できます。お客様の画面では短いラベルだけが表示され、クリックでリンクが開きます
- 公開する：チェックを入れるとお客様画面に表示されます
リンク機能（新機能）
動画の下に「ホームページ」「お問い合わせ」「LINE」などのリンクを追加できます。
-
「リンク」セクションの「+ リンクを追加」をクリック
-
表示テキストとURLを入力
表示テキスト（例: 「ホームページを見る」）と URL（例:
https://example.com）を入力。メアドを URL 欄に入れた場合は自動的にmailto:が付き、メールアプリが起動するリンクになります。 -
保存
お客様の画面では、ラベルだけが見える形でクリック可能になります（長いURLは表示されません）。
5-6. 特典状況
VIP特典の登録と、お客様ごとの利用状況を確認する画面です。
- 「顧客別状況」タブ：お客様ごとに「利用可 N / 利用 N」が表示されます。お客様から「あと何回使えますか」と問い合わせがあった際に確認できます。
- 「特典マスタ」タブ：特典そのものの種類を編集できます
5-7. 管理者一覧
このサイトを操作できるスタッフ（管理者アカウント）の一覧です。
新人さんはこの画面を 見るだけ で OK です。新しいスタッフの追加、既存スタッフの削除は 責任者の操作領域なので、勝手に触らないでください。
06お客様からのよくある問い合わせと対応
Q1. 「ログイン情報のメールが届かない」
- お客様に 「迷惑メール／プロモーション」フォルダ を確認してもらう
- 顧客一覧で対象のお客様を検索
- 「ログイン情報」列が
未送付なら、紙ヒコーキボタンで送信 - 「送付済」なのに届かない場合、もう一度紙ヒコーキボタンで再送信（新しいパスワードが発行される）
- それでも届かない場合、メールアドレスに誤りがないか CRM を確認 → 必要なら別のアドレスへの変更を提案
Q2. 「ログインできない」
- まず メールアドレスとパスワードのコピペで余計な空白が入っていないか お客様に確認
- パスワードが分からない場合は、紙ヒコーキボタンで 新しいパスワードを発行して送信
- それでも入れない場合は責任者にエスカレーション
Q3. 「自分の情報を変更したい（メアド、表示名等）」
- メールアドレスや表示名は、お客様自身で PCポータルの「プロフィール」画面 から変更できる旨を案内
- どうしても運営側で対応が必要な場合は、顧客一覧の「編集」から変更可能
Q4. 「動画が見られない」「再生できない」
- お客様にブラウザの 再読み込み（強制リロード）を試してもらう
- 別のブラウザで開いてもらう
- それでも不可の場合は、お客様の機種・ブラウザ・状況を聞いて開発側にエスカレーション
Q5. 「VIPイベントに申込みたいのにエラーが出る」
- 該当イベントが管理画面で「公開」になっているか確認
- 申込期限を過ぎていないか確認
- それでも申込めない場合は、運営側で代理登録（「参加者を追加」ボタン）
Q6. 「特典は何が使えるの？」「あと何回使える？」
- 特典状況画面の「顧客別状況」タブで対象のお客様を選択
- 利用可・利用済みの数を確認してご案内
Q7. 「退会したい」
即答せず、必ず 責任者にエスカレーションしてください。自己判断で削除や停止操作をしないこと。
07困ったとき・エスカレーション先
こんなときは即座にエスカレーション
- お客様から 怒り・クレームを受けた
- お客様情報を 間違って削除した疑いがある
- お客様に 間違った内容を送ってしまった
- 個人情報に関する問い合わせ
- 退会・休会の申し出
- 決済・お金に関する質問
- 管理サイトが 重い／開けない／500エラーが出ている
連絡先
| 連絡先種別 | 連絡先 |
|---|---|
| 直属の責任者 | 〇〇〇〇 |
| 業務用 Slack チャンネル | #〇〇〇〇 |
| 緊急連絡先（電話） | 〇〇〇〇 |
| 開発・システム担当 | 〇〇〇〇 |
08用語集
このマニュアル中に出てくる用語を、できるだけシンプルな言葉で説明します。
| 用語 | 説明 |
|---|---|
| 管理サイト（このサイト） | スタッフ専用の編集画面。sac-admin-chi.vercel.app |
| PCポータル（お客様サイト） | お客様が見る専用サイト。sac-private-club.vercel.app |
| PC会員 / プライベートクラブ会員 | SAC の上位プランのお客様。VIP向けポータル・特典・イベントが利用可能 |
| CRM | お客様情報の本店となる別のシステム。Customer Relationship Management の略 |
| ティア | お客様のクラス分け。原則「プライベートクラブ」のお客様だけがこの管理サイトに表示されます |
| ステータス | お客様の現在の状態。アクティブ / 保留 / 停止 の3種類 |
| ログイン情報送信 | お客様にログイン用のパスワードをメールで送る操作。顧客一覧の紙ヒコーキボタンで実行 |
| 送付済 / 未送付 | ログイン情報を送ったかどうか。未送付 の方にはまだメールが届いていません |
| VIPイベント | PC会員限定の特別イベント。ディナー・セミナー・旅行・オンラインの4カテゴリ |
| カリキュラム | お客様向けの学習コンテンツ。グループ → モジュール → ステップの3階層 |
| モジュール | カリキュラムの「章」のような単位 |
| ステップ | 動画1本、テキスト1記事、アクション1つに相当する小さな単位 |
| 特典 | お客様が利用できる優遇サービス |
| 公開 / 下書き | お知らせ・イベント・カリキュラムの状態。「公開」にすると初めてお客様に表示されます |
| 同期処理 | CRM ←→ 管理サイトの間で会員情報のズレを直す処理。毎朝5時に自動で走ります |
| 管理者 | システム的なトラブルや機能追加を担当する人。困ったときの最終的な相談先 |
09絶対にやってはいけないこと
個人情報
- ❌ お客様情報を 画面のスクリーンショットを撮って社外に送る
- ❌ お客様の名前・メアドをメモアプリに 生のテキストで保存
- ❌ 家族や友人との会話で お客様について話す
- ❌ 自分のSNSや個人メールに お客様情報を転送
システム操作
- ❌ 削除ボタンを軽い気持ちで押す（特に顧客削除・イベント削除）
- ❌ 公開済みの内容を確認なしに変更（お客様に通知済みの内容を変えると混乱の元）
- ❌ 他のスタッフのアカウントでログイン
- ❌ パスワードを共有・付箋に書く
業務判断
- ❌ お客様からの 金銭・退会の話を自己判断で進める
- ❌ クレーム対応を 自分だけで完結させようとする
- ❌ ミスを 隠す・後回しにする
10付録：問い合わせ対応フローチャート
お客様から問い合わせが来たときの判断手順です。
[お客様からの問い合わせ]
│
▼
内容を読む
│
┌────┴────┐
│ │
[シンプルな質問] [複雑・判断難しい]
│ │
▼ ▼
このマニュアルに 先輩・責任者に
回答が載っている? 即時相談
│
┌─┴─┐
│ │
YES NO
│ │
▼ ▼
回答 先輩・責任者
する に確認 → 一緒に回答
「シンプルな質問」の例
- 「ログイン情報メールが届かないんですが」 → ログイン情報送信
- 「動画が見られません」 → ブラウザ更新を依頼
- 「特典をあと何回使えますか？」 → 特典状況画面で確認
「複雑・判断難しい」の例
- 怒りやクレーム
- 退会の意思
- 決済・返金
- 「他のお客様の情報を教えて」のような不審な問い合わせ
- マニュアルにない症状